Entrevista a Fernando García, las obligaciones de la factura electrónica para autónomos y empresas

Momentos clave

Fernando García dirige Artáiz Asesoría Tecnológica y lleva desde los años ochenta viendo cómo la tecnología entra en las empresas pequeñas. En este episodio desmonta las dos leyes que van a obligar a todo el que factura en España a cambiar su forma de emitir y de recibir facturas. Sales sabiendo qué te toca, cuándo y qué pasa si lo dejas para el último año.

El episodio, en profundidad

Fernando García dirige Artáiz Asesoría Tecnológica y trae un aviso que, cuando se grabó, casi nadie tenía en el radar: la factura electrónica va a ser obligatoria entre empresas y profesionales en España, y no solo para emitir, también para recibir.

Un periodista que acabó de traductor de informáticos

Fernando estudió periodismo y entró de redactor en un periódico, pero como le gustaba la informática acabó resolviendo también los problemas técnicos de la redacción: «me tenían un dos por uno». Con veintipocos años ya tenía montada una empresa de servicios informáticos y ahí detectó el hueco del que vive desde entonces: las empresas pequeñas desconocían las herramientas del mercado o las daban por carísimas. De ahí sale el proyecto actual, que ya no monta hierro: analiza cómo trabaja una empresa y le propone herramientas, y hace de traductor cuando el proveedor «empieza a soltar siglas» y el cliente asiente. El enemigo es una frase: «es que siempre lo hemos hecho así, es una frase mortal». Y entre apagar fuegos y contestar correos «es difícil encontrar un momento para pararse y para pensar realmente que herramientas son las que pueden ayudar».

La paradoja: quien empuja ahora es la administración

Juan Gabriel saca el tópico español del funcionario, con Larra y su Vuelva usted mañana de por medio, y la puñetera paradoja española del que tiene el trabajo de por vida y al que le da absolutamente igual trabajar. Fernando matiza —trabajan con ayuntamientos, y ahí todo «depende mucho de la voluntad de la persona que toma la decisión en esa entidad»— pero da la vuelta al argumento: es la administración la que está forzando la digitalización. «Es la administración la que hoy en día está tirando del carro y obligando a muchas empresas a adoptar soluciones informáticas». Si no lo haces por convencimiento, «lo vas a hacer, porque no te queda otra».

El empujón, eso sí, viene lleno de baches, y los dos lo cuentan con casos propios. A Fernando le ha pasado muchas veces mandar una factura a un ayuntamiento que le exige el portal de factura electrónica y que luego le pide que se la reenvíe por correo porque el portal no les funciona: «tú eres el que se supone que tienes que cumplir la ley». Juan Gabriel tiene un alumno de Frogames al que la formación se la paga el centro de menores en el que está —«el centro le paga la formación para que el chaval se pueda formar online»— y hace un par de semanas le avisaron de que las facturas había que subirlas al portal público. Entró, se atascó en qué formato mandarla y acabó igual: que la enviara como todos los meses, que ya la subían ellos.

Dos leyes, dos obligaciones distintas

La primera es la ley antifraude: obliga a facturar con un software homologado por la Agencia Tributaria o por las haciendas forales. Se acabó la hoja de cálculo: «no puedo hacer una factura con una excel», ni con un procesador de textos, porque te dejan poner la fecha que quieras. El homologado garantiza la continuidad de fechas y numeración: «yo no puedo hacer mañana una factura con el número anterior a la factura que hice ayer». Y una vez que la factura sale de tu control, «esa factura nunca debe cambiar, si hay que hacer un cambio, pues hay que hacer una rectificación y hay que emitir una nueva factura».

La segunda es la ley crea y crece: obliga a que el envío, la recepción y el cambio de estado de cada factura pasen por una plataforma que deje registro. Nadie manda ya una factura directamente a un cliente. Eso alimenta al Observatorio de la Morosidad Empresarial, que la propia ley crea: sabrá cuándo se emitió cada factura y cuándo se pagó, así que «tendrá un listado también de empresas que no pagan a tiempo entre ellas». Estar ahí es quedarse fuera de subvenciones, ayudas y concursos públicos.

Por qué el PDF deja de valer

Hasta ahora, factura electrónica quería decir mandar un PDF por correo, a veces firmado con certificado digital. Eso se termina por una razón técnica: el PDF no lo admite FACe ni ningún otro portal de administración electrónica. Nos resulta cómodo porque es el equivalente al papel, pero para una máquina «es como un lienzo lleno de pegotes, de bloques de texto por todas partes que no tienen ningún orden». Los formatos nuevos tienen cada dato en su sitio y el ordenador del receptor extrae base imponible, fecha, CIF y conceptos sin que intervenga nadie.

Los plazos que todavía no han empezado a contar

El detalle incómodo: cuando se grabó la conversación no había ningún programa homologado, porque falta el reglamento de desarrollo. «El reglamento es lo que comienza a marcar los plazos de obligación de la ley», y sin él solo hay declaraciones de intenciones. Cuando salga, quien factura más de ocho millones de euros tendrá un año para adaptarse y el resto, dos; y un cliente grande puede adelantarte la fecha.

Las sanciones rondan los 10.000 euros por no tener software homologado y, con dudas por su parte, hasta 30.000 por no usar los sistemas de envío. Pero el castigo de verdad es otro: «te quedas fuera de la economía de mercado». Ni mandas facturas ni las recibes, y alcanza a quien cree que no le afecta, porque «esto va a afectar incluso, pues a una tienda de barrio» que no factura a sus clientes pero sí recibe de sus proveedores. Su cálculo: dos millones de empresas y autónomos, una semana por sistema y no hay informáticos para el último mes.

PEPPOL, TicketBAI y lo que viene detrás

Para el miedo a que cada país tire por su lado, Fernando usa un símil de telefonía: habrá varios operadores de facturación, interconectados por la red internacional PEPPOL, y «tú no necesitarás saber con qué operador trabaja el destinatario de tu factura». Una sola suscripción cubre la administración vía FACe, la factura entre empresas y la internacional.

Hay una capa más que se suma: en el País Vasco, TicketBAI ya obliga a comunicar a Hacienda cada factura en tiempo real, y la Agencia Tributaria prepara VeriFactu para el resto de España. Una cosa es informar a Hacienda y otra hacer llegar la factura al destinatario por un canal con registro. Detrás no hay color político: «todo esto es un mandato al final de Bruselas», ligado a los fondos europeos. «Yo te doy todo este dinero, pero me pones orden en el tema fiscal y en el tema de las facturas».

Su recomendación no es leerse el BOE —«te tienes que leer igual 80 páginas» para algo que cabe en una— sino llamar a tu asesor fiscal o a tu proveedor de software y preguntar si piensan homologarse. Y adoptarlo aunque no te obliguen todavía: entre el tiempo que ahorras, los errores que evitas y las ayudas del Kit Digital, «no hay excusa para no estar ya utilizando» estos programas. Cierra con Cómo ganar amigos e influir sobre las personas, la novela de espionaje Oculto en la profundidad que relee cada pocos años, y Black Mirror, que no le parece ciencia ficción.